1. ขั้นตอนการเข้าสู่ระบบ (Login)
ก่อนจะเริ่มพิมพ์งานทุกครั้ง พนักงานและเจ้าของร้านทุกคนต้องกรอกข้อมูลที่หน้าจอแรกดังนี้:
1
ช่องที่ 1 "รหัสร้านค้า (Shop ID)": ให้พิมพ์ตัวเลขรหัสประจำร้านค้าของคุณที่ได้จากการลงทะเบียน (ตัวอย่างเช่น เลข 1) *ห้ามใส่ชื่อร้าน ให้ใส่เฉพาะตัวเลขเท่านั้น*
2
ช่องที่ 2 "ชื่อผู้ใช้ / รหัสพนักงาน (Username)": พิมพ์ชื่อผู้ใช้งานที่เป็นภาษาอังกฤษที่เจ้าของร้านตั้งให้
3
ช่องที่ 3 "รหัสผ่าน (Password)": พิมพ์รหัสผ่านส่วนตัว (ตอนพิมพ์ระบบจะซ่อนเป็นจุดดำๆ เพื่อความปลอดภัย)
4
กดปุ่ม "เข้าสู่ระบบ": เพื่อเข้าหน้าทำงานหลัก
หน้าจอขึ้นเตือนสีแดง "ร้านค้าถูกระงับการใช้งาน"?
หากพิมพ์ข้อมูลครบถ้วนแล้วแต่ระบบไม่ยอมให้เข้า และแจ้งว่าถูกระงับใช้งาน หมายความว่า"แพ็กเกจระบบของร้านหมดอายุ"
ระบบจะบล็อกไม่ให้ช่างหรือคนหน้าร้านคีย์งานได้ เจ้าของร้านจะต้องส่งเรื่องโอนเงินต่ออายุระบบให้เรียบร้อยก่อน (ดูวิธีในข้อ 8)
2. วิธีตั้งรหัสผ่านให้พนักงาน/ช่างซ่อมในร้าน
สำหรับเจ้าของร้านที่ต้องการเพิ่มสิทธิ์ให้พนักงานคนอื่นล็อกอินเข้ามาช่วยงานได้:
1
คลิกที่เมนูแถบซ้ายมือคำว่า "จัดการพนักงาน"
2
เลือกชื่อพนักงานในตารางที่คุณต้องการให้สิทธิ์ล็อกอิน
3
คอลัมน์ "จัดการ" จะเห็นปุ่มรูปกุญแจ ให้คลิกที่รูปกุญแจนั้น:
ถ้าพนักงานยังไม่มีรหัส: ตัวหนังสือหน้าชื่อจะขึ้นสีเทาว่า "ไม่มีบัญชี" และปุ่มกุญแจจะเป็นสีเทา เมื่อคลิกแล้ว ระบบจะมีกล่องข้อความเด้งขึ้นมาให้คุณพิมพ์รหัสผ่านใหม่ลงไปเองได้เลย
ถ้าต้องการแก้ไข/ลืมรหัสผ่าน: ตัวหนังสือหน้าชื่อจะขึ้นสีฟ้าว่า "มีบัญชี" และปุ่มกุญแจจะเป็นสีฟ้า เมื่อคลิกแล้วจะพิมพ์รหัสผ่านใหม่ทับของเดิมเพื่อรีเซ็ตได้ทันที
4
เมื่อพิมพ์รหัสผ่านเสร็จแล้ว ให้คลิกปุ่ม "ยืนยันเปลี่ยนรหัส" เป็นอันเสร็จสิ้น
กฎโควตาตามแพ็กเกจที่คุณใช้ (จำกัดจำนวนคนล็อกอิน)
- หากร้านใช้แพ็กเกจ Standard: ระบบจะอนุญาตให้สร้างรหัสสำหรับล็อกอินได้ สูงสุดเพียง 2 บัญชีเท่านั้น (รวมบัญชีเจ้าของร้านแล้ว) หากพยายามจะกดสร้างบัญชีที่ 3 ระบบจะขึ้นเตือนโควตาเต็มทันที
- หากร้านใช้แพ็กเกจ Professional: สามารถกดเปิดบัญชีให้พนักงานทุกคนในร้านล็อกอินได้ ไม่จำกัดจำนวนคน
3. วิธีเพิ่มอะไหล่ใหม่เข้าระบบ
เมื่อมีอะไหล่ชิ้นใหม่เข้ามาในร้าน และต้องการลงทะเบียนเพื่อนำไปใช้หักสต๊อกตอนซ่อมงาน:
1
กดเข้าไปที่หน้าเมนู "คลังอะไหล่"
2
มองหาปุ่มสีฟ้าด้านบนขวา แล้วคลิกที่ปุ่ม ลงทะเบียนอะไหล่ใหม่
3
พิมพ์ข้อมูลลงในกล่องรับข้อมูล: ใส่ชื่ออะไหล่, จำนวนที่มีในร้าน, ราคาต้นทุน (ราคาทุนที่ร้านซื้อมาชิ้นนี้คนหน้าร้านจะไม่เห็น), และ ราคาขาย (ราคาที่จะเก็บเงินกับลูกค้าจริง)
4
เอาเมาส์คลิกปุ่ม "บันทึกข้อมูล" รายการอะไหล่ชิ้นนั้นจะไปโผล่ในตารางพร้อมใช้งานทันทีครับ
ข้อจำกัดจำนวนรายการอะไหล่ในคลัง
หากร้านของคุณใช้แพ็กเกจ Standard ระบบจะกำหนดให้บันทึกประเภทอะไหล่สะสมในร้านได้ ไม่เกิน 300 รายการ เท่านั้น
ถ้าในร้านมีชนิดอะไหล่ถึง 300 แล้ว เมื่อกดปุ่มลงทะเบียนเพิ่มระบบจะบล็อกและเด้งเตือนทันที หากต้องการเพิ่มมากกว่านี้ เจ้าของร้านต้องแจ้งปรับแพ็กเกจเป็น Professional (ไม่จำกัดจำนวนรายการ)
4. วิธีคีย์ใบรับซ่อมสินค้า และเงินส่วนแบ่งช่าง
ขั้นตอนการเปิดบิลหน้าร้านเมื่อมีลูกค้านำของมาส่งซ่อม:
1
เปิดบิลรับซ่อม: กรอกชื่อลูกค้า เบอร์โทร และอาการเสีย บันทึกเข้าระบบ บิลแรกเริ่มจะมีสถานะเป็น "รอดำเนินการ"
2
เบิกอะไหล่ซ่อม: เมื่อช่างกดเบิกอะไหล่ไปใส่ในเครื่องลูกค้า จำนวนสินค้าในคลังอะไหล่ (ข้อ 3) จะถูกหักลบออกอัตโนมัติ ไม่ต้องไปคอยนั่งนับมือเอง
3
ส่งงาน/รับเงิน: เมื่อซ่อมเสร็จแล้วลูกค้ามารับของ ให้เลือกเปลี่ยนสถานะบิลเป็น "ส่งมอบสำเร็จ" ยอดเงินจะบันทึกเข้าบัญชีร้านค้าทันที
เงินพิเศษพนักงาน (ค่าคอมมิชชั่นช่าง) คิดอย่างไร?
ในตารางจัดการพนักงาน เจ้าของร้านสามารถใส่ตัวเลข เปอร์เซ็นต์ส่วนแบ่ง ให้ช่างแต่ละคนได้ (เช่น ช่างก้อง ได้ 10%)
เมื่อช่างก้องเป็นคนซ่อมเครื่องนี้จนเสร็จและกดปิดงานระบบจะดึงเอา "เฉพาะยอดค่าแรงซ่อม" มาคูณ 10% และสะสมเป็นเงินรางวัลให้ช่างคนนั้นทันทีในสิ้นเดือน เจ้าของร้านสามารถเปิดดูรายงานรวมและจ่ายเงินได้เลยโดยไม่ต้องกดเครื่องคิดเลขคำนวณทีละบิลครับ
5. วิธีสร้าง "ใบเสนอราคา" (ก่อนเริ่มซ่อม)
ใช้ในกรณีที่ลูกค้าต้องการดูราคาประเมินค่าซ่อมและค่าอะไหล่ล่วงหน้า ก่อนตัดสินใจว่าจะซ่อมหรือไม่:
1
เข้าไปที่เมนู "งานซ่อม" แล้วคลิกเข้าไปดูรายละเอียดงานซ่อมของลูกค้ารายนั้นๆ
2
ให้มองหาปุ่มคำว่า ออกใบเสนอราคา แล้วเอาเมาส์คลิก 1 ครั้ง
3
ระบบจะจัดเรียงรายการอะไหล่ ค่าแรง และยอดเงินรวมทั้งหมดมาให้อย่างสวยงามในรูปแบบกระดาษ A4
4
กดปุ่ม พิมพ์ใบเสนอราคา เพื่อสั่งปริ้นผ่านเครื่องพิมพ์ยื่นให้ลูกค้า หรือจะบันทึกหน้าจอส่งให้ลูกค้าดูทางไลน์เพื่อรอตัดสินใจก็ได้ครับ
6. วิธีสร้าง "ใบเคลมสินค้า" (กรณีงานซ่อมมีปัญหาในประกัน)
ใช้ในกรณีที่ลูกค้าส่งเครื่องกลับมาเคลมซ้ำเนื่องจากใช้งานไม่ได้ หรือชิ้นส่วนที่เปลี่ยนไปอยู่ในระยะรับประกันของร้าน:
1
เข้าไปที่หน้าเมนู "งานซ่อม" แล้วคลิกค้นหาประวัติบิลซ่อมเดิมของลูกค้าที่ส่งเครื่องกลับมาเคลม
2
ในหน้าแสดงข้อมูลงานซ่อมเดิม ให้มองหาและคลิกปุ่มสีชมพูที่เขียนว่า ออกใบเคลมสินค้า
3
ระบบจะเปิดแบบฟอร์มใบเคลมขึ้นมา ให้คุณพิมพ์ "ระบุอาการปัญหาที่เกิดขึ้นใหม่" และเลือกสินค้าอะไหล่ชิ้นที่จะเปลี่ยนเคลมให้ลูกค้า
4
กดปุ่มพิมพ์เอกสารใบเคลมเพื่อออกหลักฐานส่งให้ลูกค้า และสต๊อกอะไหล่ชิ้นใหม่ที่ใช้เคลมจะถูกบันทึกแยกประเภทเป็นงานเคลมโดยอัตโนมัติ เพื่อให้เจ้าของร้านมาดึงรายงานตรวจเช็คต้นทุนแฝงได้ภายหลังครับ
7. วิธีสร้าง "ใบเสร็จรับเงิน" (หลังซ่อมเสร็จ)
เมื่อซ่อมเสร็จแล้วและลูกค้ากำลังจะจ่ายเงิน เราสามารถออกใบเสร็จรับเงินเพื่อเป็นหลักฐานให้ลูกค้าได้ครับ:
1
เมื่อลูกค้ามารับของ ให้เข้าไปที่รายละเอียดงานซ่อมนั้น และเปลี่ยนสถานะงานให้เป็น "ส่งมอบสำเร็จ" (หมายถึงรับเงินแล้ว)
2
เมื่อสถานะเปลี่ยนเป็นส่งมอบสำเร็จแล้ว จะปรากฏปุ่มใหม่ชื่อว่า ออกใบเสร็จรับเงิน ให้คลิกที่ปุ่มนี้
3
ระบบจะสร้างหน้ากระดาษใบเสร็จรับเงินแบบมาตรฐาน มีโลโก้ร้าน ชื่อร้าน และยอดเงินรับชำระครบถ้วน
4
กดปุ่ม พิมพ์ใบเสร็จ เพื่อปริ้นใบเสร็จใบนี้ส่งมอบให้ลูกค้าพร้อมกับสินค้าได้ทันทีครับ
8. วิธีเช็ควันหมดอายุของร้าน และส่งสลิปต่ออายุระบบ
เพื่อไม่ให้ร้านค้าโดนระบบปิดล็อกใช้งาน เจ้าของร้านสามารถตรวจสอบวันหมดอายุและแจ้งโอนเงินได้เองดังนี้:
1
มองไปที่เมนูหลัก ตรงหัวข้อคำว่า "หมดอายุ" จะมีตัวเลขสีเขียวบอกชัดเจนว่าเหลือเวลาอีกกี่วัน (เช่น เหลืออีก 30 วัน)
2
เมื่อต้องการต่ออายุ ให้ทำการโอนเงินผ่านแอปธนาคารของคุณเข้าบัญชีธนาคารของผู้ให้บริการระบบ
3
คลิกปุ่มแจ้งโอนเงินในระบบ -> พิมพ์ระบุยอดเงิน วันที่ และเวลาที่โอนให้ตรงกับในสลิป -> กดปุ่ม "เลือกไฟล์รูปภาพ" เพื่ออัปโหลดรูปสลิปใบโอนเงินเข้าระบบ
4
เมื่อส่งข้อมูลเสร็จ ให้คลิกปุ่มสีฟ้าที่เขียนว่า ประวัติการชำระเงิน บิลจะขึ้นว่า "รอตรวจสอบ" เมื่อผู้ดูแลระบบอนุมัติเรียบร้อย บิลจะเปลี่ยนเป็นสถานะ สำเร็จ และจำนวนวันหมดอายุประจำร้านของคุณจะเพิ่มให้โดยอัตโนมัติทันทีครับ